ERP ile Tanışmayan Varsa, Buyurun Keşfe!

Bir şirket düşünelim. Uygulamalar kağıda dayalı, sistemleri birbirinden bihaber, kopuk ve dağınık, birbiriyle alakasız yazılımlar kullanımda, bir bilgi istendiğinde hiç bir zaman tam zamanında ve doğru olarak elde edilemiyor, ya da bilgi elde etmek için çok çaba ve zaman harcanıyor, mesailer gereksiz yere uzuyor, personel mutsuz, tedirgin, yılgın, yorgun, yönetim endişeli, rekabet gücünü kaybediyor, istediği verimi alamıyor, kontrolü kaybetmiş… Bir de bu arada bu şirket sözüm ona kurumsalmış! 🙂 Eyvah! İçim daraldı, burada çalışan olsam istifayı veririm. Üst yönetim olsam!  Evet işte burası önemli! Yönetim olsam, bilirim ki iş benimdir, asıl çözüm bendedir, oturur sistemimi sorguya çekerim, çalışanı infaz etmeden önce kurduğum sistemi yargılar, yol haritama yeni yönler tayin ederim.
İşletmenin tüm bölümlerini, faaliyetlerini, idare edebilen, detaylı modül uygulamaları olan, tüm faaliyetleri birbiri ile entegre bir sitem içinde yönetebilen, buna uygun yazılımla desteklenen bir sistem lazım bu durumdaki bir yönetime. Bir ERP sistemi lazım. Yaygın ve bilindik söylemiyle Kurumsal Kaynak Planlama uygulaması lazım ! Peki, ERP siz yönetim yönetim değil mi? Veriler kayıt altında değil mi? Herşey ayakaltında mı? Hayır! Elbette kayıt altında. Ama ulaşmak zor. Toplamak zor. Raporlamak zor. Değerlendirmek zor. Rekabet zor, her açıdan memnuniyet zor.
Eğer; ERP sistemlerinden birini kullanıyorsanız, tüm şirket verileri kontrolünüzde ve yerinizden kalkmadan, birilerinden birşey istemeden herşey sizin bilgisayarınızda! O halde neden bütün firmalar ERP sistemlerinde olamazlar, geçişlerini neden geciktirirler?
Sebepler:Küçük bir firmadır, sistem ihtiyaçlarını hissedemez.
Sistemin avantajları konusunda bilgisi olmamıştır.
Mevcut kadroyla ve yapıyla sistemin uyuşmayacağını bilir ve kadroyu değiştirmeyi göze alamaz.
Firmanın teknoloji ile ilişkisini sağlayan birimin dar vizyonludur.
Sistemin getirisinin çok iyi görülememesi ve olaya tamamen bir masraf kalemi gözüyle bakmak.
Doğru bir şekilde bilgilendirilmeden sisteme karşı ön yargılı olmak.

Oysaki ERP sistemleri, eğer firma şu özellikleri gösteriyorsa, o firma için kaçınılmaz olmalıdır.Firma yapısında çok yönlü bir iş yükü varsa ve bunu uzaktan yönetim imkanı varsaFirmada donanım ve yazılım güncellenmesine/değişimine önem veriliyorsaNetwork yapısının güvenilirliği konusunda endişeler varsaGenel sistem içerisinde IT departmanı yönetimi hantal ve yavaşsa.
ERP ye gerçekten ihtiyacımız var mı ? Başka zorunluluklar neler olabilir ? İşte o zorunluluklar:Firma çok hızlı büyüyor ve büyüme kontrol altına alınamıyorsa.Firmanın gerçek finans ölçümü yapılamıyor ve geleceğe yönelik planlar olumsuz etkileniyorsa.Firmanın geleceğini etkileyen önemli bilgilere çok geç ulaşılıyorsa.Üretim ihtiyaçları doğru belirlenemiyor ve fazla ya da eksik üretime sebep oluyorsa.Çalışanların maliyetleri kontrol altında tutulamıyorsa.Müşterilere teslimat tarihlerinde sıkıntılar yaşanıyorsa ve yanlış beklentilere sebep oluyorsa.Alışkanlıklardan dolayı firmanın mevcut sistemi geliştirilemiyorsa.
ERP’ye geçildi. Peki yararları neler olabilir ?Firmanın kurumsallaşma sürecine ciddi katkılar sağlar.Piyasaki tehditlere fırsatlara daha çabuk tepki vermeyi sağlar.Etkin stok yönetimiyle stok maliyetlerini düşürür.Şubeler arası; malzeme,işçilik, bilgi gibi kaynakların verimli kullanımını sağlar.Değişen üretim koşullarına hızlı tepkiler vererek rekabete katkı sağlar.Örnek senaryolar oluşturabilir ve muhtemel sonuçlar yapılandırabilir.Müşteri hizmetlerinde kaliteyi arttırarak beraberinde müşteri memnuniyetini arttırır.Merkezi bir koordineyle dil ve coğrafya sınırlarını kaldırırır. Yönetici, bir başka ülkedeki fabrikanın faaliyetlerini bulunduğu yerden takip edebilir.Bu sistemde müşteri tek bir birimi arayarak, siparişini internet üzerinden verebilir ve gelişimini takip edebilir. Çünkü sistem standarttır ve bilgi tüm organizasyon sürecinde, her yerde aynıdır.Kaynaklar daha etkin kullanılır ve daha çok katma değer elde edilir.Bilgi her zaman hazırdır ve son kullanıcılar istedikleri an istedikleri bilgiye kolayca ulaşır.Envanter kontrolü ve arz talep dengesi konusunda sistem oturtulur.
​​Firma çalışanları ERP sistemine direnebilir! Neden mi?
Teknolojiye hakimiyeti yoksa, geri planda kalacağını düşünüyorsa tepki verebilir.​
Statü kaybetmekten korkabilir. Yeni sistemde eski pozisyonundan daha gerilere düşme korkusu olabilir.
Firma içinde, hakim olduğu konuların, onun kontrolünden çıkacağını düşünüp, önemini ve yerini kaybedeceğinden korkabilir.
Alışkanlıklarına bağlıdır, yeniliklere açık değildir.
Yeni sistemi öğrenmede yeterli olamayacağını düşünmesi ve beraberinde isteksizliği ön plana çıkabilir.
HER ŞEYE RAĞMEN!
ERP sistemine geçilmeye karar verildi. Peki kim üstlenecek?
Firmalar, ERP sistemlerinden birine geçme kararı aldığında, projenin başına IT departmanından bir kişiyi atamayı düşünürlerse hata yaparlar. Çünkü ERP, firmanın bütününü ilgilendiren bir sistemdir.  Projenin başında yönetim kurulu üyelerinden birilerinin bulunması daha doğru olacaktır. Yönetim, projeye sahip çıkıp, hakim olduktan sonra, uygulamaya geçişte IT departmanındaki tüm birimler görev üstlenmelidir. Olması gereken yapı bu olmakla birlikte, uygulamadaki tüm problem ve aksaklıkları takip eden, çözüm geliştiren, kontrol altında tutan, sonuçları takip eden bir koordinatör olması sistemi başarıya götüren yapıda en önemli mihenk taşı olacaktır.
ERP hakkında hiç fikri olmayanlara bir parça da olsa ışık tutabildiysem sevinirim.