Hangi İşi Yaparsan Yap, Excel’i Bil!

Merhaba, iddialı bir başlık olabilir ancak genel olarak bahsetmek istediğim konuyu özetleyeceği düşüncesiyle böyle bir giriş yaptım.
Microsoft Excel; iş ya da hobi amaçlarından hangisi olursa olsun, hayatımızda çoktan yerini almış ve seviyesine göre ihtiyaç ya da gereklilik haline gelmiş bir yazılım, bir araç…
Bazen Word yerine çıktı almak için, amacı dışında kullanılan bir yazılım haline dönüşürken, bazen zaman alıcı, takip-kontrol amaçlı rutin işlerde kullanılan bir destekçi. Arşiv yapanların, mali kaynaklarını tablo şeklinde takip eden kişilerin ve egzersiz çizelgeleri, haftalık diyet menüleri gibi kişisel ihtiyaçlarını karşılayabildiği için sadece “iş” demek olmayan bir uygulama.
Verileri liste şeklinde tutmakla kalmayıp – ki bazen bu da gerekli – bu verilerden formüller ve araçlar ile özet tablo ve grafik olarak sonuçlar alabildiğimiz, son kullanıcının kolayca faydalandığı bir yapı.
Excel için yazılmış ekstra eklentilerin ve makroların yardımıyla “Yapılamaz” denilen ya da saatler ayırmayı gerektiren konuların artık kolaya döndüğü de inkâr edilemez. VBA (Excel makroları) aracılığıyla hem en sık yaptığımız işlemleri hem de ayda bir hazırlansa bile saatlerimizi alan raporları yazacağımız kodlar ile otomatikleştirebiliriz.
Üstelik Excel’de sunulan satır sayısı ile de sınırlı değiliz. Örneğin; Power Pivot eklentisi sayesinde, ayrı dosyalarda ya da aynı dosya içinde sekmeler halinde kayıtlı verileri, bir veri modeline dönüştürerek; 3-4 milyon satıra ulaşması halinde bile, verilere çok hızlı bir şekilde hükmedebilir ve çıkarım yapabiliriz. Üstelik bu sayıda satırın Excel ortamında olmasına gerek yok. Text şeklinde tutulan üretim bandı verileri, Access veya SQL ortamında tutulan veriler gibi farklı ortamlardaki verileri, Power Query yardımıyla çalışmalarımıza kaynak olacak şekilde Excel’e aktarabiliriz.
Satır bazlı listelerde, biçimlendirme araçlarının yanlış kullanılmasına bağlı olarak dosya boyutunun arttığı, verimin düştüğü dosyalarla mücadele eden çalışanlar da söz konusu… Herhangi bir platformdan çektiği veriyi Excel araçları ile düzenleyen; makro ile yeni kolonlar oluşturarak, Power View veya Power Map gibi araçlarla farklı ve kolay anlaşılır görsel çıktılara dönüştüren kullanıcılar da…
Veriyi anlama, doğru sonuçları çıkarma ve çalıştığımız kuruma bir katkı sağlamak için tüm bu araçları tanımak artık büyük bir gereklilik. Önemli olan ihtiyacı belirlemek ve bu ihtiyacın çözümüne yönelmek… Gelişimi bile yüksek verimle sonuçlandırmak. Çalışanlar birbirleriyle aynı ya da farklı birimlerde sürekli rekabet ve bazen çekişme içindeyken, hatalar kabul edilemez haldeyken bu gelişime kapalı olmamak çok önemli.
​Yöneticiler açısından bakacak olursak; ekibin iş kalitesinin artması adına, sahip olunan yetenekleri ve bilgi seviyelerini dikkate alarak yapılacak eğitimlerle hem üst yönetime çok daha kaliteli sunumlar yapmak hem de ekibin yorgun düşmeden sonuçlar üretebildiği “mutlu” iş ortamları yaratmak hiç de zor değil. Excel’in henüz bilinmeyen yönleriyle bu da aslında çok yakın.
Excel tüm imkân ve araçlarıyla; her yıl üzerine koyarak performansını arttıran organik bir personel gibi düşünebiliriz aslında. Tabii ki bu teşbihin gerçekleşmesi; bizim Excel bilgimize her geçen gün katkıda bulunmamızla alakalı. Zaman alan ya da ufkumuzda hiç olmayan detaylara vakit ayırarak, verimliliğimizi ve iş yaşamı kalitemizi yukarıya çekme çabamıza bağlı. “Zamanım yok”, “Yöneticimin beklentileri farklı”, “İmkân verilmiyor”, “Çok yorgunum” gibi, bu rekabet ortamında artık “boş” ve “geçersiz” olarak değerlendirebileceğimiz mazeretlerle geleceğimize kilit vurmamalı ve işlerimizi daha çok yorulmadan yapmalıyız. Excel hangi sektörde, hangi alana veya hangi konuya ilişkin bir sunum yaparsak yapalım, kullanım kolaylıkları ve hızı ile alternatiflerine göre çok daha tercih edilebilir bir uygulama.
Daha çok zaman ayırarak, daha çok öğrenmeyi amaç edinelim ve öğrendiklerimizi hemen işlerimize uygulayalım. Ne kadar Excel, o kadar kalite. Unutmayın: Excel herkese lazım!