Verimli Bir Excel Eğitimi Düzenlemek İçin İpuçları

Hangi departman ve hangi seviye olursa olsun; günlük iş yaşamındaki Excel ihtiyaçlarını karşılamak kadar, ihtiyaçları tespit etmek de oldukça önemlidir. Çünkü tespit ne kadar iyi yapılırsa, bunun personel tarafındaki eğitim sonrası memnuniyeti de personelden alınacak verim de bir o kadar fazla olacaktır.
Bu konuda tek başına bir birimin veya şirketteki birimlerin etkileşimi ve yaklaşımı kadar, dışarıdaki paydaşları da planın ve ön çalışmanın içinde tutmak gerektiğine inanıyorum. Zira bütçe planı / kısıtı / rahatlığı doğrultusunda eğitim teklifi almak dışında, yapacağınız talep görüşmenizde kendi tespitlerinizi karşı tarafla çarpıştırmayı ve kabul ettirmeyi değil; eksik yanlarını birlikte tespit ederek, fikirlerinizi güçlendirmeyi veya yeniden yapılandırmayı seçebilecek esneklikte olmalısınız.
Verimli bir eğitimin pek çok parametresi var elbette: Teknik donanım, eğitmen, içerik, yardımcı materyaller, eğitim alınan kurum ve vizyonu vb. Fakat belli kriterleri kontrol ettikten sonra detaylarda boğulmadan, bazen kişi sayısından yola çıkarak katılımcı seviyelerinin ONLINE sınav doğrultusunda belirlenmesi gereklidir. Bazen de hakim olmadığınız detayları sade ve anlaşılır bir dille aktarabilecek, teknik ama yönlendirme yeteneği olan biriyle görüşmeniz, bir satış temsilcisine göre (il / bölge / kıta ya da kainat sorumlusu bile olsa) çok daha etkili bir sonuç yaratabilir.
Temel, İleri, Uzmanlık, Ultra Excel veya Expert, Dashboard, Excel’de BI vb. kalıplar bir kenara bırakılmalı ve asla bunlarla yetinilmemeli. Her departmanın farklı ihtiyaçları olduğunu unutmadan yola çıkılmalı. Gerekirse eğitim verecek kurumun yetkilileriyle verimli bir toplantı yaparak, şirketinizin ve eğitim alacak kitlenin özelliklerine göre, firmanıza özel içerik belirlemek faydalı bir yöntem olacaktır. Belki de her biri farklı seviyedeki düşük katılımlı eğitimler düzenlemek yerine danışmanlık hizmeti ile çok daha etkin sonuçları kısa sürede hayata geçirebilirsiniz. Eğitim düzenleme amacıyla çıkılan yolda farklı çözümlere de açık olunmalı.
Web sitelerinde değişik adlar altında yayınlanan klişe eğitim içeriklerinin veya artık fosilleşmiş kalıp eğitim programlarının dışında, gerçekten tecrübe edilmiş konulardan yola çıkan tespitlerle sizi yönlendirme görevini kime emanet ettiğiniz, hem firmanız hem de sağlayıcı kısmında çok önemli bir detay. Belli noktalara kadar yaptığınız işlerin boyutlarını paylaşabilirsiniz. Bu tarafı gizli bilgi değil zaten… Çünkü bazı firmalar Excel’i ERP gibi kullanırken ve anlam yüklerken, bazıları kullandıkları 8-9 farklı yazılımdan aldıkları ve yama usulü tuttukları Excel dosyalarında boğulmamanın peşinde olabilir. Bazıları ise belli şablonlarda Kanadalı, Hollandalı, Hintli arkadaşların hazırladığı Excel dosyalarını yaşatarak, aslında kendilerine ait olmayan raporları hiçbir kısa yol düşünmeden ve hatta araştırmadan uzun eforlar harcayarak devam ettirmekte. Bu gruplardan hangisinde olduğunuzu veya çalışanlarınızın profilini, hizmet beklediğiniz firmaya çok iyi ifade edebilmelisiniz. Güven sınırınız varsa bunu sağladıktan sonra da olsa anlatmalısınız. Buna çok sıklıkla tanık olduğum için ayrıca belirtmek istedim.
Özellikle yöneticiler; tıpkı çalışanlar gibi günlük yoğunluğa kendilerini kaptırarak, talep ettikleri rapor veya farklı çıktıların sadece doğru ve yapılmış olmasına bakabiliyor. Onlarca önemli karar altında o işin kaç saatte yapılabildiği veya daha kısa yöntemlerle yapılsaydı, başka iş süreçlerini geliştirmeye ne kadar süre aktarılabileceğini düşünmek ya da ölçümlemek gibi bir dert içinde olmayabiliyorlar. Matematiksel işlemlerde en uzun yolların tercih edilmesi veya parametrik değer kullanmadan hazırlanan, uğraşlarla dolu hantal dosyaların varlığı dikkatlerini çekmeyebiliyor. Dönemsel yoğunluk, ciro kaybı, personel yönetimi, piyasalardaki ekonomik dalgalanmalar gibi nedenlerin altında konu hiç oluyor. Tüm bu kasti olmayan dikkatsizliklerin sonucunda, simülasyon diye getirilen bir dosyanın, doğru olsa bile yöneticileri kızdırabilecek yavaşlık veya toplantıyı bitirecek yanlışlık içinde çalışması ne yazık ki kaçınılmaz son. Yine zaman ve yine maddi kayıp olarak geri dönüyor. Hepimizi ilgilendiren bir başka detay daha işte…
Personelinizin de bu eğitimlere teşvik edilmesi konusunda ön ayak olmanız, eğitim ortamını verimli kılmaya çok daha yardımcı olacaktır. Bunu yaparken elbette firma içi dinamiklerden miras alınıyor olabilir. Ancak bazı orta kademe yöneticilerin İK ya da eğitim birimleri ile ters düşerek, personelini eğitime göndermeleri; içeriği eleştirerek alınabilecek verimi veya personelin öğrenme güdüsünü daha eğitim öncesinde zedelemesine sebep olabilir. Fayda için değil de sanki departmanı durdurmaya yönelik bir aksiyon gibi lanse edilebilecek bir eğitim aktivitesini planlıyor olabilirsiniz. Bu olasılıkta, doğru tasarlanmış bir eğitim dahi sabote edilebilir. Her halükarda firmanın yatırımının ne talep toplama ne planlama ne de eğitim esnasında bu faktörlerden etkilenmeyecek şekilde önüne geçmek, görev edinilmesi gereken bir konu.
Kim bilir belki de içerik, ortam veya eğitmen gibi faktörleri ele alıp kusurlarını ayıklayarak, verim alamadığınızı hissettiğiniz pek çok eğitim, doğru bir ön çalışmaya sahip olmadığı için böyle izlenimler edinebileceğiniz boşluklar içeriyor olabilir.
Tüm bu saydığım detaylar tabii ki birçok eğitim alanının sorunları, konuları ya da bileşenleri. Ancak Excel eğitimleri, herkes için aynı seviyede olmasa bile herkes için geçerli olan çok önemli bir ihtiyaç. Bu ihtiyaçlar kendiliğinden giderilemediği için kaybedilen zamanı tekrar kazandıracağı zannedilecek planlamaların yapılmaması önemlidir. Vakit ve nakit ile yapılan ufak ama önemli yatırımların gerçekten verimli geri dönüşlerinin olması gerekir. Hem katılımcıların hem de benim gibi eğitmenlik yapan tüm arkadaşlarımızın, öncesi ve sonrası güçlü bir şekilde tasarlanmış eğitimlerin sonunda keyifli ve verimli bir zaman geçirebilmelerine de yardım etmiş oluruz.
Zaten sizin de bildiğiniz ama iş temposunda hatırlamayabileceğiniz bazı detayları elimden geldiğince deneyimlenmiş konulardan derleyerek sunmak istedim. Paylaşmamı isteyeceğiniz diğer ayrıntılar için iletişime geçmeniz halinde memnuniyetle yardımcı olmaya çalışacağım.