İş Analizinde Mükemmele Odaklanın

Standish Group’un yaptığı bir araştırmaya göre devreye alınan yazılımların kullanıcıya sunduğu işlevlerin %49’u hiç kullanılmıyor. Aynı araştırma yazılım projelerinin %20’ye yakınının tamamen başarısız olduğunu, %40’ın üzerinde bir orandaysa zamanını ve/veya bütçesini aştığını gösteriyor.
Proje yönetimlerinin verimliliğini ölçmeye yönelik ESI International tarafından gerçekleştirilen bir başka araştırma sonucuysa proje maliyetlerinin %40’ının işlerin düzeltilme ihtiyacından kaynaklandığını gösteriyor. Benzer araştırma sonuçları yazılım projelerindeki başarı ve başarısızlığın temel dayanaklarının ihtiyaçların zayıf oluşu, belirsizliği ve değişmesi olarak gösteriliyor.
Projelerin genel başarısını ortaya koyan bu araştırmaların dışında kullanıcı ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik zorlukları ortaya koyan araştırmalar da var. Bu çalışmalardan birinin sonuçlarına göre ihtiyaçların tanımının tam olarak yapılamaması en büyük sorun. En önemli neden olarak başta kapsam yönetiminin yapılamaması, risk yönetiminin yetersizliği, iletişim problemleri, kalifiye kaynak eksikliği ve diğer nedenler geliyor.
BilgeAdam İş Yönetimi Çözümleri Birim Müdürü Kadir Çamoğlu ile iş analizinde mükemmele ulaşmanın yollarını konuştuk. Çamoğlu’nun sorularımıza verdiği yanıtlar şöyle:
Şirketler neden iş analizine odaklanmalı?​
ESI International’ın 2 bin uzmanla gerçekleştirdiği çalışmanın sonuçlarına göre iş ihtiyaçlarının etkin bir şekilde yazılım çözümlerine dönüştürülmesi için iş analizine odaklanmak kaçınılmaz. İş analizini daha verimli hale getirdiğinizde çok önemli kazanımları hızlıca gözlemleyebilirsiniz. Öncelikle yazılım projelerindeki başarı oranı artar. Kapsam yönetiminin daha iyi yapılması ve değişiklik taleplerinin kontrolü sayesinde projeler zamanında, bütçesinde, beklenen kalite seviyesinde ve istenen işlevsellikte sonuçlanır. Kaynak israfı büyük oranda azaltılır. Yapılan araştırmalar proje harcamalarının çoğunun düzeltmelere ve kullanılmayacak işlevlere gittiğini gösteriyor. İş analizine odaklanan şirketler daha fazla “değer” üretir. İş analizini bir bütün olarak ele alıp uluslararası standartlara taşıdığınızda sadece basit bir şekilde ihtiyaçlara odaklanmanın ötesine geçerek paydaşlarınıza gerçekten “değer” üretmeye başlayabilirsiniz. Sonuca daha hızlı ulaşırken doğru bir iş analizi yönetimiyle hızlı kazanımlar elde etmek de mümkün hale gelecektir. Çözümleri daha iyi ortaya koyabilirsiniz. Paydaşları ve iş ihtiyaçlarını daha iyi anlamak, sizi daha iyi çözümler üretmeye götürür.
İş analizi mi ihtiyaç mühendisliği mi? Hangisine odaklanmak gerekiyor?
Bu, sektörde hem yöneticiler hem uzmanlar tarafından sıklıkla tartışılan bir konu. Bunu açıklığa kavuşturmak için odaklandıkları alanlara bakabiliriz. İhtiyaç mühendisliği bir sistemde olması gereken özelliklerin hangi kurallara uyması gerektiğine, bir sistemin müşterinin hangi ihtiyaçlarına cevap vermesi gerektiğine odaklanır. İş analizi alanıysa daha geniş bir çerçeveden ihtiyaçların kaynağı olan paydaşların yönetimini, ihtiyaçların arkasındaki iş süreçlerini, iş süreçlerinin birbirleriyle olan ilişkilerini, projenin geliştirileceği bağlamı, proje sonucunda ortaya konması gereken değeri de gözeterek ele alır. Bu tanımların da açıkça ortaya koyduğu üzere ihtiyaçlar iş analizinin alt başlığıdır. Daha etkin bir yazılım üretimi için perspektifin iş analizi seviyesine taşınması gerekir.
“İYİ BİR İŞ ANALİZİ YAPILANMASI İÇİN MÜKEMMELİYET MERKEZİ KURMAK ÇOK ÖNEMLİ”
İyi bir iş analizi yapılanması nasıl gerçekleştirilebilir?
Uluslararası İş Analizi Enstitüsü (International Business Analysis Institute) başta olmak üzere birçok kurum iyi bir iş analizi yapılanması için gerekli olan çerçeve, metodoloji ve yöntemleri sunuyorlar. Bunlar detaylıca incelenebilir. İş analizinde mükemmellik yolculuğunda en kritik noktaları anlamak gerekiyor. Öncelikle iş analizine bakışınızı değiştirin. İş analizinde mükemmel bir yapı kurmanın ilk adımı tüm kurumda iş analizinin tanımını yeniden yapmaktan geçer. Bunun için öncelikle algı ve kültür değişmeli. Kültürel dönüşüm kurumunuzun nerede olduğu ve genel olarak süreçsel olgunluğuyla ilişkili. Dolayısıyla her kurum için farklı bir reçeteyle ilerlemek gerekiyor.
Mükemmellik merkezlerinin iyi bir iş analizi yapılanmasında önemi ve fonksiyonu nedir?
Çok önemli. İyi bir iş analizi yapılanması için uygulanabilecek ideal yöntemlerden bir tanesi iş analizini kurumsal seviyede bir olgunluk modeliyle yönetebilecek bir merkez kurmak. Bu merkez genel olarak İş Analizi Mükemmellik Merkezi (Business Analysis Center of Excellence) olarak tanımlanıyor. Bu merkez ayrı bir birim olarak kurgulanabilir. İş analizi mükemmellik merkezleri en temelde iş analizi uzmanlığı için merkezi bir nokta olma görevini üstlenir. Bu bakış açısıyla tüm süreç ve uygulamaları entegre eder, gereksiz şekilde tekrarlanan işleri ve kaynak israfını engeller. Merkez ayrıca kurumun geneli için iş analizi standartlarını ve metriklerini oluşturur, iş analistlerinin yetkinliklerini ölçer, denetler ve geliştirir. Ayrıca iş analizinin tek bir merkezden yönetilmesiyle tüm yeni proje ve değişiklik talepleri bir potada eritilebilir. Yine stratejik uyumlulukları gözetilerek en iyi önceliklendirme ve yatırım geri dönüşü sağlayarak BT bütçesinin daha iyi kullanılmasına olanak tanır.
Mükemmellik merkezi için yola nasıl çıkılmalı?
Mükemmellik merkezini yapılandırırken bakılabilecek kaynaklar arasında en başta Uluslararası İş Analizi Enstitüsü’nün İş Analizi Olgunluk Modeli (Business Analysis Maturity Model) geliyor. BAMM’nin iş analistleri için tanımlamış olduğu yetkinlik modelinden (Business Analysis Competency Model) başlanabilir. Bunlar haricinde Hizmet Olarak İş Analizi (Business Analysis as a Service) yaklaşımı, proje yönetimi uygulama olgunluk modeli (PM Practice Maturity Model) ve Gereksinim Olgunluk Modeli (The Requirements Maturity Model) bakılabilecek diğer yaklaşımlar. Bu kaynaklar uygulama sayıları arttıkça ve sonuçlar paylaşıldıkça daha da artacaktır.
Nasıl bir yol haritası oluşturulmalı? Neler tavsiye edersiniz?
Mükemmellik merkezi yolculuğuna başlarken doğal olarak ilk önce mevcut durumunuzu keşfederek işe başlamalısınız. İş analizi süreçlerinizin, çıktılarınızın ve iş analistlerinin mevcut durumlarını ölçün, tanımlayın ve ortaya koyun. İkinci adımda kurumunuzun ve yöneticilerinizin iş analizinden beklentilerini netleştirin. Bunu yaparken yukarıda bahsettiğim uluslararası standart ve pratikleri de masaya koyun. Kurum kültürü ve olgunluk seviyesini de göz ardı etmeden en doğru hedefleri koyun. Üçüncü adımda mevcut durumla hedeflenen yer arasındaki farkı bulun. Bu farkı kapatmak için gerekli olan yapılanma, süreç, araç, metrik ve yaklaşımları belirleyin ve bunları devreye almakla ilgili bir plan geliştirin. Dördüncü adımda belirlemiş olduğunuz adımı uygulayın ve sonuçlarını izleyin. Beklediğinizin dışında gelişmeler için planda ya da gerekiyorsa hedeflerde revizyonlar yapın ve yeni aksiyonlarla ilerlemeye devam edin.
Bu süreçte en önemli ihtiyaçlar neler olacak?
Tüm bunlara başlarken Mükemmellik Merkezi için güçlü ve inanmış bir sponsora ihtiyacınız olacağını kesinlikle unutmayın. Ardından merkezin kurulması için çok etkin ve donanımlı bir lider takımı kurmalısınız. İş birimlerinin tamamını bir araya getirebilecek ve bu değişimin elçiliğini yürütebilecek güçlü bir takım ve etkili bir sponsorla mükemmel bir iş analizi merkezi kurma yolculuğu daha iyi geçecektir. Son olarak iş analizinin yazılım geliştirme sürecinin Software Development LifeCycle (SDLC) bir parçası olduğunu ve ancak SDLC içindeki tüm diğer süreçler de etkin çalıştığında en iyi sonuca ulaşabileceğinizi unutmayın.
İŞ ANALİZİNDE MÜKEMMELLİK REÇETESİ- Sistem analisti rolünden iş analisti rolüne geçin.- Projelere doğrudan çözüm ihtiyaçlarına odaklanarak değil, problemin doğru şekilde tanımlanması ve çözümün kavramsallaştırılmasıyla başlayın.- Çözümü mevcut yazılımlarda yapılacak değişiklikler olarak görmenin ötesine geçin.- Kimsenin okumayacağı sayfalar dolusu analiz dokümanlarındansa akıllı, yalın ve çevik analiz dokümanları oluşturun.- Teknik çıktılar ve ürünlerden ziyade iş alanındaki kazanımlara ve değere odaklanın.- İş analizinin amacını iş birimlerinin hedeflerine ulaşmasına yardım etmek olarak tanımlayın.- İhtiyaçları yazmaktansa değer katan ürünler geliştirmeye odaklanın.- Kapsam belirleme ve sabitleme çabasından çok iş birimlerine rekabet avantajı sağlayacak bir esneklik oluşturmayı görev edinin.- Teknik ekiplerle iş ekipleri arasında iyi bir köprü oluşturun.- Tüm paydaşlarla daha açık bir şekilde iletişim kurun ve her işinizin ve çıktınızın şeffaf şekilde görünür olmasını sağlayın.- Yeni fikirleri ve yenilikçi yaklaşımları destekleyin.