Günümüzde şirketler için en büyük eksikliklerden bazıları şirket içi iletişim ve bilgi paylaşımıdır. Örneğin bir dosya üzerinde birden fazla kişi çalışacak ise bu genellikle dosyanın mail yolu ile paylaşılması, toplanan yorumların konsolide edilmesi ve dosyanın düzeltilmesi şeklinde yapılır. Ayrıca dosyayı bir file share ortamında saklama yoluna gidilebilir ama orada da dosya üzerinde pek fazla kontrole sahip olamayız.

Microsoft, en temel şirket içi gereksinimlerden biri olan dosya paylaşma işlerini daha kullanıcı dostu bir şekilde halletmek için 2001 yılında SharePoint’i piyasaya sürdü. Tabii ki SharePoint bu süre zarfında olduğu yerde kalmadı ve gelişti.

Temelde SharePoint dosya paylaşım işlerinde beklenen hemen hemen her özelliği standart olarak barındırmakta. Bunlara örnek olarak dosyaları versiyonlama, içerik onaylatma ve bir dosya üzerinde birden fazla kişinin aynı anda çalışabilmesi verilebilir.

İlk çıkış amacı dosya paylaşımı olmasına rağmen SharePoint günümüzde dosya paylaşımının çok daha ötesine geçmiş durumdadır. Microsoft bu gelişmiş özelliklerini bizlere SharePoint’in 6 kolonu şeklinde özetler:

– Siteler (Sites)
– Topluluklar (Communities)
– İçerik (Content)
– Arama (Search)
– İş Zekâsı (Insights)
– İş Süreçleri (Composites)

Bu 6 kolondan bahsedecek olursak;

Siteler
SharePoint temel olarak sitelerden meydana gelmiştir. Bu siteler sayesinde kullanıcılar ile etkileşime geçer ve gerekli işlemleri yaptırırız. Bu siteler ister intranet ister internet olsun farklı bölgelerde çalışabilmektedirler.

Topluluklar
2010 sürümü ile birlikte Microsoft kullanıcılar arası sosyal özelliklere de önem vermeye başladı. Yeni getirilen sosyal özellikler ile birlikte kullanıcıların beraberce çalışmaya yönlendirilmesi ve istedikleri bilgiye daha rahat ulaşmaları sağlandı. Her bir kullanıcının kendi sitesine sahip olmasına, bu siteler aracılığı ile kendilerini tanıtabilmelerine ve haber akışları ile şirket içinde her kullanıcının rahat bir şekilde temas halinde olmasına olanak verildi.

İş Süreçleri
Aynı zamanda SP Visio, InfoPath ve Designer gibi araçlar ile entegre çalışabilmesi bize daha önce yapamadığımız ya da zorlanarak yapabildiğimiz işleri daha rahat yapabilme imkânı sunmakta. Ayrıca gelişmiş iş akışları ile şirket içi işlerin otomatize edilmesi ve daha verimli çalışılması sağlanmıştır.

Arama
Şirket içinde arama özelliklerini kullanabilmek, istenilen bilgiye çok daha kısa sürede erişilmesini sağlar. Bu da şirket için daha performanslı bir çalışma demek olur. SharePoint içinde entegre gelen arama motoru şirket içi aramalar için özelleştirilmiştir. SharePoint uzmanları tarafından daha da verimli bir şekilde çalışacak şekilde özelleştirilebilmektedir. Bu, SharePoint’in en öne çıkan özelliklerinden biridir.

İçerik
Görmek istediğimiz her bir dosya veya tuttuğumuz her bir kayıt aslında birer içeriktir. İçerik yönetiminde de SharePoint bize birçok seçenek sunar. Bunlardan en önemlisi ise içerik yönetimini Visual Studio yardımı ile yazdığımız kodlar ile istediğimiz gibi özelleştirebilmemizdir.

İş Zekâ​​sı
İş zekâsı alanında da çözümler ve kolaylıklar sunan SharePoint; SQL Server’dan, Perfomace Point Service’ten ve hatta Excel Service’ten yardım alarak, verileri dashboardlar şeklinde kullanıcıya gösterebilir ve raporlayabilir. Böylece istenilen verileri istenilen şekilde kolayca gösterilebilir.​